Помощник руководителя( Амурское пароходство )

от 70 000 руб.

Компания "Амурское пароходство"

Обязанности:

• 1. 1. Осуществлять руководство работниками секретариата; планировать работу в подразделении;
     2. Координировать работу должностных лиц секретариата с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на секретариат функций; распределять обязанности между должностными лицами секретариата в соответствии с их должностными инструкциями;
     3. Обеспечивать соблюдение должностными лицами секретариата обеспечения трудовой дисциплины;
     4. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности секретариата, готовить предложения по совершенствованию его структуры;
     5. Осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации; оказывать организационную и методическую помощь;
     6. Обеспечивать контроль над своевременностью приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;
     7. Обеспечивать совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами;
     8. Принимать участие в разработке мер по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.
     9. Разрабатывать номенклатуру дел организации;
     10. Разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела (Положения секретариате, об архиве организации, об экспертной комиссии организации);
     11. Осуществлять руководство работой архива организации;
     12. Инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
     13. Контролировать своевременность поступления в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством.
     14. Осуществлять руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
     15. Осуществлять руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
     16. Осуществлять проведение работ по экспертизе практической ценности архивных документов.
     17. Контролировать своевременность комплектации и передачи образующихся в деятельности организации документов на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации.
     18. Подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.
     19. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
     20. Контролировать соблюдение режима, требований к архивному помещению; правил противопожарной защиты в помещении архива.
     21. Вести протоколы совещаний.
     22. Вести табеля учета рабочего времени дирекции и секретариата АО «АП».
     23. Своевременно готовить продление и ДС к договорам по хозяйственной части, ГПХ уборщиц, ГПХ на время отпуска основного работника.
     24. Осуществлять контроль за исполнением поручений генерального директора (управляющего директора) (приказов, распоряжений, входящих документов с пометкой контроль).
     25. Ежегодное составление бюджета (по секретариату).
     26. Ежемесячное предоставление плана ДДС (по секретариату)
     27. Сбор и хранение документов по служебным расследованиям и проверкам.
     28. Принятие поступающей корреспонденции для руководителей.
     29. Проверка правильности оформления документов.
     30. Ведение регистрации входящих факсимильных и электронных документов.
     31. Регистрация исходящих документов генерального директора и отправка по факсу или электронной почтой.
     32. Организация проведения телефонных переговоров, запись необходимой информации и доведения ее до генерального директора (управляющего директора).
     33. Организация совещаний, оповещение участников совещаний.
     34. Организация приема посетителей, обеспечение программы встреч делегаций и размещение в гостинице, организация буфетного обслуживания делегаций, составление отчетной документации.

Требования:

• Высшее образование;
• опыт работы;
• желание работать.

Условия:

• пятидневная рабочая неделя;
• с 8 до 17, обед с 12 до 13;
• официальное трудоустройство, белая заработная плата.