Офис-менеджер, помощник руководителя

Составление шаблонов технико-коммерческих предложений для клиентов, отслеживание платежей по заключенным контрактам, составление ежемесячных отчетов по новостям в отрасли.
Организация визитов, командировок.
Обеспечение комфортабельного нахождения в офисе посетителей/коллег – предоставления необходимой информации, доступа к орг.технике и консультации по правильной эксплуатации орг.техники, и телефонии.
Обеспечение офиса и сотрудников необходимыми материалами (хоз.товары, канц.товары, прод.товары, офисная мебель, офисная техника), услугами (сотовая связь, стационарная связь, интернет), контроль за качеством предоставляемых услуг, организация визитов, заведение счетов в базу Lotus для оплаты.
Ведение документооборота

Отслеживание поступления отчетов от буровых мастеров и расчет премиальных на основании данных отчетов.
Составление и ведение графика передвижения бурового персонала.
Организация бесперебойной пересменки персонала: приобретение билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера.
Внесение новых поставщиков в базу MXP.
Первичная обработка финансовых документов и подготовка авансовых отчетов в Оракл.
Заведение новых счетов для оплаты в программу Оракл.
Контроль поступления финансовых документов по проектам.
Обязанности офис-менеджера и секретаря

Документооборот, обеспечение офиса и сотрудников необходимыми материалами (хоз.товары, канц.товары, прод.товары, офисная мебель, офисная техника), услугами (сотовая связь, стационарная связь, интернет), контроль за качеством предоставляемых услуг, организация визитов.
Работа с Миграционной службой (оформление документов для трудоустройства иностранной рабочей силы, получение Разрешения на привлечение ИРС, Разрешения на работу), регистрация иностранных граждан, ведение журнала учета иностранных граждан.
Составление первичных учетных и бухгалтерских документов
(оформление командировок, составление авансовых отчетов по всем расходам, в.т. и командировочным, контроль предоставления первичной документации компаний-поставщиков услуг)
Кадровое делопроизводство (оформление новых сотрудников, составление трудовых договоров, оформление приказов, распоряжений, ведение табеля учета рабочего времени), , составление графиков отпусков, ведение журналов учета о выбывающих и прибывающих из командировок.
Подача объявлений о имеющихся вакансий в СМИ, газеты, интернет, размещение рекламы (рекламные щиты, растяжки, наклейки на автомобилях)
Составление и ведение договоров на аренду офисных помещений, стоянок для автомобилей компании, рекламной продукции, в том числе новогодних календарей и открыток (внешние контракты).